MESA DE PARTES

Por Ricardo Ayala Gordillo

CONSULTAS:

En mesa de partes no me quisieron aceptar mi documento aduciendo que le faltaba uno de los requisitos ¿Esto es legal?

Fui a presentar mi solicitud a la Municipalidad, en trámite documentario me dijeron que solo reciben los documentos dirigidos al Alcalde, en la Oficina a la que me indicaron tampoco quisieron recibir enviándome a trámite documentario. Esto es un abuso. ¿Dónde puedo presentar mi queja?

Respuesta:

Las respuestas dadas a los consultantes por los servidores de Mesa de Partes de las entidades que indican no son arreglados a las funciones y procedimientos que les preserva la Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General y su correspondiente Texto Único Ordenado, en este último, a partir del artículo 128° al 141°, pudiendo dar lugar al reclamo inmediato ante el titular de la entidad, o en el libro de reclamaciones o si lo prefiere ante la Secretaría Técnicas del PAD, mas aún cuando las antes mencionadas conductas pueden configurar presuntas faltas contenidaa en el Artículo 261  261.1 numerales 1, 9 y 20 del TUO, lo cual es preciso evitar por parte de los trabajadores que laboran en dichas unidades adecuando sus actuaciones a las antes indicadas normas cuya permanente revisión y cumplimiento no es de su exclusividad sino además de los superiores, gerentes, jefes, secretarias y administrados.  La implementación y supervisión permanente del funcionamiento de la Mesas de Partes corresponde al titular de la entidad o a quien expresamente delegue tal actividad.

Todas las entidades de la administración pública cuentan con una Mesa de Partes o Trámite Documentario, cuya función es sumamente relevante en razón que no solo recibe los documentos dirigidos a la institución sino que  garantizando la atención ininterrumpida en horario de atención al público: lleva un registro del ingreso de los escritos que sean presentados así como de la salida de aquellos documentos que emite la entidad a otros órganos o administrados; realiza los asientos respectivos respetando su orden de ingreso o salida, indicando su número de ingreso, naturaleza, fecha, remitente y destinatario; alcanza el documento recibido en el mismo día a su destinatario;  informa a los administrados del estado u oficina en que se encuentra su expediente. La Ley establece  incluso que si una solicitud se estima competencia de otra entidad, la entidad receptora debe remitirla, en el término de la distancia, a aquélla que considere competente, comunicando dicha decisión al administrado. En este caso, el cómputo del plazo para resolver se iniciará en la fecha que la entidad competente recibe la solicitud. Si la entidad aprecia su incompetencia pero no reúne certeza acerca de la entidad competente, notificará dicha situación al administrado para que adopte la decisión más conveniente a su derecho.

Es obligación de la Mesa de Partes, orientar al administrado en la presentación de sus solicitudes y formularios, quedando obligadas a recibirlos y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos, sin que en ningún caso pueda calificar, negar o diferir su admisión. Quien recibe las solicitudes o formularios debe anotar bajo su firma en el propio escrito, la hora, fecha y lugar en que lo recibe, el número de fojas que contenga, la mención de los documentos acompañados y de la copia presentada. Como constancia de recepción, es entregada la copia presentada diligenciada con las anotaciones respectivas y registrada, sin perjuicio de otras modalidades adicionales, que por razón del trámite sea conveniente extender. Cuando los formularios o escritos presentados incumplan los requisitos establecidos en la Ley o no estén acompañados de los recaudos correspondientes o se encuentren afectados por otro defecto u omisión formal prevista en el TUPA, que amerite corrección, en ese mismo acto y por única vez, el personal de mesa de Partes realiza las observaciones por incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos días hábiles. La observación debe anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las alegaciones respectivas si las hubiere, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá por no presentada su petición. En tanto no subsanen aplicables las siguientes reglas: No procede el cómputo de plazos para que opere el silencio administrativo, ni para la presentación de la solicitud o el recurso; No procede la aprobación automática del procedimiento administrativo, de ser el caso; La unidad no cursa la solicitud o el formulario a la dependencia competente para sus actuaciones en el procedimiento. Transcurrido el plazo sin que ocurra la subsanación, la entidad considera como no presentada la solicitud o formulario y la devuelve con sus recaudos cuando el interesado se apersone a reclamarles, reembolsándole el monto de los derechos de tramitación que hubiese abonado.   Si la documentación presentada no se ajusta a lo requerido impidiendo la continuación del procedimiento, lo  cual por su naturaleza no pudo ser advertido por la unidad de recepción al momento de su presentación, así como si resultara necesaria una actuación del administrado para continuar con el procedimiento, la Administración, por única vez, deberá emplazar inmediatamente al administrado, a fin de que realice la subsanación correspondiente.

Ver el texto íntegro del TUO de la Ley N° 27444 en  https://spijweb.minjus.gob.pe/wp-content/uploads/2019/01/27444.pdf

RICARDO AYALA GORDILLO

ABOGADO

Estudio  : Jr. Moquegua 157 Oficina 201 Cercado de Lima – Perú

CITAS, CONSULTAS Y SERVICIOS LEGALES escríbeme a:

asesoriadefensa02@gmail.com 

CITAS : Celular : 985  483 172     –     994 948 189 

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En mesa de partes no me quisieron aceptar mi documento aduciendo que le faltaba uno de los requisitos ¿Esto es legal?
Fui a presentar mi solicitud a la Municipalidad, en trámite documentario me dijeron que solo reciben los documentos dirigidos al Alcalde, en la Oficina a la que me indicaron tampoco quisieron recibir enviándome a trámite documentario. Esto es un abuso. ¿Dónde puedo presentar mi queja? 

Respuesta:
Las respuestas dadas a los consultantes por los servidores de Mesa de Partes de las entidades que indican no son arreglados a las funciones y procedimientos que les preserva la Ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General y su correspondiente Texto Único Ordenado, en este último, a partir del artículo 128° al 141°, pudiendo dar lugar al reclamo inmediato ante el titular de la entidad, o en el libro de reclamaciones o si lo prefiere ante la Secretaría Técnicas del PAD, mas aún cuando las antes mencionadas conductas pueden configurar presuntas faltas contenidaa en el Artículo 261  261.1 numerales 1, 9 y 20 del TUO, lo cual es preciso evitar por parte de los trabajadores que laboran en dichas unidades adecuando sus actuaciones a las antes indicadas normas cuya permanente revisión y cumplimiento no es de su exclusividad sino además de los superiores, gerentes, jefes, secretarias y administrados.  La implementación y supervisión permanente del funcionamiento de la Mesas de Partes corresponde al titular de la entidad o a quien expresamente delegue tal actividad. 

Todas las entidades de la administración pública cuentan con una Mesa de Partes o Trámite Documentario, cuya función es sumamente relevante en razón que no solo recibe los documentos dirigidos a la institución sino que  garantizando la atención ininterrumpida en horario de atención al público: lleva un registro del ingreso de los escritos que sean presentados así como de la salida de aquellos documentos que emite la entidad a otros órganos o administrados; realiza los asientos respectivos respetando su orden de ingreso o salida, indicando su número de ingreso, naturaleza, fecha, remitente y destinatario; alcanza el documento recibido en el mismo día a su destinatario;  informa a los administrados del estado u oficina en que se encuentra su expediente. La Ley establece  incluso que si una solicitud se estima competencia de otra entidad, la entidad receptora debe remitirla, en el término de la distancia, a aquélla que considere competente, comunicando dicha decisión al administrado. En este caso, el cómputo del plazo para resolver se iniciará en la fecha que la entidad competente recibe la solicitud. Si la entidad aprecia su incompetencia pero no reúne certeza acerca de la entidad competente, notificará dicha situación al administrado para que adopte la decisión más conveniente a su derecho.

Es obligación de la Mesa de Partes, orientar al administrado en la presentación de sus solicitudes y formularios, quedando obligadas a recibirlos y darles ingreso para iniciar o impulsar los procedimientos, sin que en ningún caso pueda calificar, negar o diferir su admisión. Quien recibe las solicitudes o formularios debe anotar bajo su firma en el propio escrito, la hora, fecha y lugar en que lo recibe, el número de fojas que contenga, la mención de los documentos acompañados y de la copia presentada. Como constancia de recepción, es entregada la copia presentada diligenciada con las anotaciones respectivas y registrada, sin perjuicio de otras modalidades adicionales, que por razón del trámite sea conveniente extender. Cuando los formularios o escritos presentados incumplan los requisitos establecidos en la Ley o no estén acompañados de los recaudos correspondientes o se encuentren afectados por otro defecto u omisión formal prevista en el TUPA, que amerite corrección, en ese mismo acto y por única vez, el personal de mesa de Partes realiza las observaciones por incumplimiento de requisitos que no puedan ser salvadas de oficio, invitando al administrado a subsanarlas dentro de un plazo máximo de dos días hábiles. La observación debe anotarse bajo firma del receptor en la solicitud y en la copia que conservará el administrado, con las alegaciones respectivas si las hubiere, indicando que, si así no lo hiciera, se tendrá por no presentada su petición. En tanto no subsanen aplicables las siguientes reglas: No procede el cómputo de plazos para que opere el silencio administrativo, ni para la presentación de la solicitud o el recurso; No procede la aprobación automática del procedimiento administrativo, de ser el caso; La unidad no cursa la solicitud o el formulario a la dependencia competente para sus actuaciones en el procedimiento. Transcurrido el plazo sin que ocurra la subsanación, la entidad considera como no presentada la solicitud o formulario y la devuelve con sus recaudos cuando el interesado se apersone a reclamarles, reembolsándole el monto de los derechos de tramitación que hubiese abonado.   Si la documentación presentada no se ajusta a lo requerido impidiendo la continuación del procedimiento, lo  cual por su naturaleza no pudo ser advertido por la unidad de recepción al momento de su presentación, así como si resultara necesaria una actuación del administrado para continuar con el procedimiento, la Administración, por única vez, deberá emplazar inmediatamente al administrado, a fin de que realice la subsanación correspondiente.

Ver el texto íntegro del TUO de la Ley N° 27444 en  https://spijweb.minjus.gob.pe/wp-content/uploads/2019/01/27444.pdf

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Fotografía: Gracias a pixabay.com  
27 de Mayo del 2019

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27 de Mayo del 2019